Forretnings- betingelser

Newsec Property Asset Management Denmark A/S
Generelle forretningsbetingelser

Version: Januar 2025

1. Kontaktoplysninger

1.1. Newsec har følgende kontaktoplysninger:

Newsec Property Asset Management Denmark A/S
CVR-nr. 25326296
Lyngby Hovedgade 4
2800 Kgs. Lyngby

1.2. I forbindelse med Newsec’s modtagelse af et opdrag vil kunden få tilknyttet en kundeansvarlig, hvor henvendelser vedrørende opdraget kan rettes til.

2. Ydelser

2.1. Newsecs rådgivning og bistand er alene baseret på danske forhold og dansk ret.

2.2. Forinden igangsættelse af en opdrag undersøger Newsec, om der eksisterer inhabilitet, interessekonflikt eller andre forhold, der kan forhindre Newsec i at udføre ydelsen.

2.3. Newsecs rådgivning og bistand ydes udelukkende til kunden med henblik på det pågældende opdrag, og den må ikke anvendes af andre eller til andre formål.

3. Kundens forpligtelser

3.1. Kunden er ansvarlig for at give Newsec alle nødvendige oplysninger til brug for opdraget samt holde Newsec underrettet om forhold af betydning for opdraget.

4. Fortrolighed

4.1. Newsec, herunder alle Newsecs medarbejdere, er underlagt tavshedspligt om de oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med udførelsen af deres arbejde.

4.2. Newsec vil alene bruge fortrolig information med henblik på, at Newsec kan udføre opdraget for kunden, og Newsec forpligter sig til ikke at udnytte fortrolig information til egen eller tredjemands vinding.

4.3. Newsec forpligter sig til ikke at videregive eller på anden måde overlade fortrolig information modtaget fra kunden til tredjemand, samarbejdspartnere, ansatte eller lignende i videre omfang end dette skønnes nødvendigt for, at Newsec kan udføre opdraget for kunden.

4.4. Fortrolig information omfatter ikke oplysninger, der:
(i) forud for kundens afgivelse var offentlig tilgængelige,
(ii) efter kundens afgivelsen bliver offentlig tilgængelige uden, at Newsec er ansvarlig herfor, eller
(iii) kommer til Newsecs kendskab direkte eller indirekte gennem tredjemand, der er berettiget til at videregive oplysningerne.

4.5. Uanset fortrolighedsforpligtelsen er Newsec berettiget til at videregive oplysninger til myndigheder, såfremt videregivelse af oplysninger er pligtig i henhold til dansk lovgivning. Newsec skal uden unødig forsinkelse orientere kunden om videregivelse til myndigheder, medmindre orientering er forbudt i henhold til lovgivningen.

4.6. Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter Newsecs afslutning af opdraget.

5. Reference og benchmarking

5.1. Newsec kan med respekt for fortroligheden mellem parterne benytte kunden som reference i forbindelse med markedsføring og anden information om Newsec og dets aktiviteter.

5.2. Newsec kan i anonymiseret form anvende kundens finans-, ejendoms-, bolig-, erhvervs- og værdiansættelsesdata til benchmarking og andre analyser af lejemål, ejendomme og ejendomsporteføljer.

6. Digital kommunikation

6.1. Korrespondance mellem Newsec og kunden foregår pr. e-mail samt ved filer vedhæftet e-mail, ligesom oplysninger og materiale, herunder rapporter, udveksles mellem Newsec og kunden i digital form.

6.2. Kunden er ansvarlig for, at Newsec har kundens enhver tid gældende e-mailadresser, og at de pågældende e-mailadresser kan modtage e-mails fra Newsec. Hvis kunden skifter e-mailadresse, skal kunden straks skriftligt orientere Newsec herom.

6.3. Såfremt kunden ikke opfylder sin forpligtelse til at holde Newsec orienteret om gældende e-mailadresser, bærer kunden selv ansvaret for, at korrespondance ikke kommer frem til kunden.

7. IT-systemer

7.1. Som led i opdraget kan Newsec stille IT-systemer til rådighed for kunden, hvor kunden kan tilgå, hente og opbevare oplysninger og materiale relateret til opdraget. Alle rettigheder, herunder immaterielle rettigheder, til IT-systemerne tilhører Newsec, og kunden indvilliger i ikke at kopiere, ændre eller distribuere IT-systemer til andre undtagen efter skriftlig aftale med Newsec.

7.2. Newsec kan til enhver tid mod rimeligt forudgående varsel til kunden foretage ændringer i IT-systemer.

7.3. Adgang til IT-systemer må kun ske efter aftale med Newsec og er brugerspecifik. Kunden må ikke give adgang til flere eller andre
brugere undtagen efter skriftlig aftale med Newsec. Såfremt en bruger ikke længere er ansat hos kunden, er kunden ansvarlig for straks at orientere Newsec herom, så Newsec kan bringe den pågældende brugers adgang til IT-systemerne til ophør.

7.4. Såfremt kunden har mistanke om, at kundens adgang til Newsecs IT-systemer er blevet misbrugt, skal kunden strakt orientere Newsec herom.

7.5. Kunden har ejerskabet til al data, som Kunden opbevarer i Newsec’s IT-systemer.

7.6. Kunden er ansvarlig for, at data, som kunden måtte opbevare i Newsecs IT-systemer, ikke overtræder nogen love eller krænker tredjemandsrettigheder. Newsec er berettiget til at fjerne data uden varsel, hvis Newsec vurderer, at det er nødvendigt for at bringe en krænkelse af tredjemandsret til ophør, undgå en sådan eller overholde lovgivningen i øvrigt. Kunden indvilliger i at skadesløsholde Newsec for ethvert tab, som Newsec måtte lide og erstatte alle omkostninger, som Newsec måtte afholde, som følge af, at data oprettet af kunden i IT-systemerne, viser sig at krænke tredjemands ret eller stride mod lovgivning i øvrigt.

8. Lovgivning og etik

8.1. Newsec vil til enhver tid udføre opdrag i overensstemmelse med dansk lovgivning, god skik og kundens instrukser.

8.2. Såfremt en lovændring eller ændret myndighedspraksis medfører en forøget arbejdsbyrde for Newsec i forbindelse med opdraget, er Newsec berettiget til at kræve en genforhandling af de berørte ydelser og honorar herfor med virkning fra ikrafttrædelsestidspunktet for lovændringen eller den nye praksis, alternativt er Newsec berettiget til at kræve, at de berørte ydelser udgår af Aftalen.

8.3. Newsec er medlem af Ejendomsforeningen Danmark og følger Ejendomsforeningen Danmarks etiske normer for ejendomsadministration,
herunder normer for udførelse af administrationen, interessekonflikter, honorarfastsættelse, forsikring, håndtering af betroede midler, tavshedspligt og efteruddannelse. De etiske normer kan findes på Ejendomsforeningen Danmarks hjemmeside.

8.4. Newsec er ikke forpligtet til at følge kundens instrukser, hvis Newsec herved selv eller på vegne af kunden vil overtræde dansk lovgivning eller Ejendomsforeningen Danmarks etiske normer for ejendomsadministration. Newsec skal hurtigst muligt meddele kunden, hvis Newsec vurderer, at kundens instrukser er i strid med lovgivning eller de etiske normer.

8.5. Såfremt kunden forlanger, at Newsec handler i strid med dansk lovgivning eller Ejendomsforeningen Danmarks etiske normer, kan Newsec ophæve opdraget. Newsec er i så fald berettiget til det aftalte honorar indtil det tidspunkt, hvor opdraget kunne være ophørt ved kundens opsigelse.

9. Newsecs medarbejdere

9.1. Newsec forpligter sig ikke til, at bestemte medarbejdere er tilknyttet opdraget for kunden, og Newsec kan til enhver tid udskifte medarbejdere, hvis de nye medarbejdere har de fornødne kvalifikationer og erfaring til opdraget.

10. Honorar

10.1. Medmindre andet er aftalt, beregnes Newsecs honorar for opdraget på baggrund af en række faktorer, herunder medgået tid, sagens udfald, sagens beløbsmæssige størrelse og kompleksitet, graden af specialistviden, det med varetagelsen af sagen forbundne ansvar samt tidspres mv.

10.2. Kunden kan anmode om, at Newsec, hvor det er muligt, udarbejder et overslag over honorar eller kriterierne for beregning heraf. Dette overslag er dog alene indikativ, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt.

10.3. Newsecs timesatser kan ændres med 3 måneders varsel.

10.4. Fast honorar eller faste satser (ekskl. Newsecs timesatser) reguleres hvert år pr. 1. januar i overensstemmelse med ændring i lønindeks for den private sektor (alle brancher) fra 2. kvartal to år før til 2. kvartal året før.

10.5. Newsecs honorar tillægges moms efter de til enhver tid gældende regler. Såfremt de danske skattemyndigheder måtte ændrer regler eller praksis, er Newsec berettiget til at justere honorar mv. svarende til eventuelle ekstraomkostninger, som Newsec måtte få i form af bl.a. mistet momsfradrag og højere betaling af lønsumsafgift.

10.6. Newsec fakturerer som udgangspunkt kunden kvartalsvis bagud og i forbindelse med sagens afslutning, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt.

10.7. Newsecs honorar omfatter ikke udlæg eller omkostninger, som Newsec anviser eller afholder på kundens vegne i forbindelse med opdrag. Dette omfatter eksempelvis transport, kost og logi, oversættelse, omfattende kopiering samt omkostninger til eksterne rådgivere mv. Udlæg og omkostninger afregnes særskilt.

10.8. Newsec kan i særlige tilfælde kræve forudbetaling af honorar eller af udlæg og omkostninger, før Newsec begynder at arbejde med opdraget.

10.9. Newsecs betalingsbetingelser er 14 dage fra fakturadato. Ved forsinket betaling beregnes morarenter mv. i overensstemmelse med renteloven.

11. Ophør

11.1. Med mindre andet er aftalt kan opdrag, hvor honorar fastsættes efter medgået tid, skriftligt opsiges af Newsec eller kunden til øjeblikkeligt ophør, mens at opdrag, hvor der er aftalt et fast honorar, skal skriftligt opsiges af Newsec eller kunden med 3 måneders varsel til den 1. i en måned.

11.2. Newsec er berettiget til at gemme en kopi af materiale og oplysninger fra opdraget i op til 10 år fra opdragets ophør. Materiale og oplysninger må dog kun anvendes i relation til eventuelle forhold omkring opdraget for kunden eller for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret.

12. Behandling af personoplysninger

12.1. I forbindelse med opdraget vil Newsec indsamle og behandle personoplysninger om kunden, hvis kunden er en fysisk person, eller hvis kunden er en juridisk person, så om kundens fysiske repræsentant(er). Newsec Data er dataansvarlig for disse personoplysninger, og Newsec har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysningerne. Personoplysningerne indsamles og behandles med henblik på entydigt identificering af kunden og kommunikation med kunden samt administration af rettigheder og forpligtelser i henhold til opdraget samt opfyldelse af de retlige forpligtelser, som Newsec er underlagt i henhold til dansk ret, herunder lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme. Derudover kan Newsec
bruge personoplysningerne til markedsføring af andre relevante ydelser over for kunden, men Kunden kan til enhver tid frabede sig markedsføring. Kundens personoplysninger kan blive delt med andre selskaber i Newsec-koncernen, Newsecs samarbejdsparterne vedrørende opdraget samt offentlige myndigheder i det omfang, at Newsec er forpligtet hertil i henhold til dansk ret. Personoplysningerne opbevares indtil, at ethvert krav i forbindelse med opdraget er forældet, hvorefter de slettes.

Nogle personoplysninger kan dog opbevares i kortere eller længere tid, hvis de ikke er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Newsec Data kan også lade personoplysninger indgå i sædvanlig backup-procedure. Som følge af
behandlingen af personoplysninger har kunden en række rettigheder i henhold til den danske persondatalovgivning: ret til indsigt i behandlingen, ret til berigtigelse eller sletning af personoplysninger, ret til begrænsning af behandling, ret til underretning af modtagere af personoplysninger, ret til dataportabilitet, ret til at gøre indsigelse mod behandling, samt ret til at klage over behandlingen til Datatilsynet. Kundens anmodning om udøvelse af sine rettigheder kan rettes til Newsec og i forbindelse med klage til Datatilsynet.

12.2. I forbindelse med visse opdrag kan Newsec også behandle personoplysninger på vegne af kunden. I så fald skal Newsec og Kunden
indgå en selvstændig databehandleraftale herom.

12.3. For nærmere oplysning om Newsecs behandling af kundens personoplysninger og de personoplysninger, som Newsec måtte
behandle på vegne af kunden, henvises der til Newsecs hjemmeside og Datatilsynets hjemmeside.

13. Forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme

13.1. Newsecs opdrag er underlagt Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme (”Hvidvaskloven”), hvorfor kunden skal oplyse og dokumentere ejerskab, reelle ejere samt formålet og den tilsigtede beskaffenhed af samarbejdet med Newsec.

13.2. I forbindelse med eventuelle ændringer af ejerskab eller kontrol af kunden, de reelle ejere eller formålet og den tilsigtede beskaffenhed af samarbejdet med Newsec, skal kunden skriftligt orientere Newsec herom uden ugrundet ophold.

13.3. Såfremt Newsec ikke modtager de nævnte oplysninger og dokumentation, må Newsec i henhold til hvidvaskloven ikke påtage sig opdraget, eller hvis der er tale om et eksisterende kundeforhold, er Newsec pålagt at afvikle det. Newsec er i henhold til hvidvaskloven også forpligtet til løbende at overvåge kundeforholdet med henblik på at sikre, at Newsec ikke misbruges til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

13.4. Ved mistanke om hvidvask eller finansiering af terrorisme, som ikke kan afkræftes, er Newsec forpligtet til at underrette Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, og Newsec må ikke orientere kunden herom.

13.5. Newsec behandler de modtagne oplysninger fortroligt, og oplysningerne behandles kun med henblik på forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, og der vil ikke ske behandling af oplysningerne til andre formål.

14. Forebyggelse af korruption og bestikkelse

14.1. Newsec vil ikke modtage nogen form for betaling, gave el. lign. fra tredjeparter, som har til formål at påvirke Newsec til eller belønne Newsec for at handle i strid med opdraget eller dansk lovgivning eller i øvrigt handle uetisk.

14.2. Newsec vil hverken direkte eller indirekte tilbyde, foretage eller medvirke til nogen form for betaling, gave el. lign. til virksomheder, offentlige myndigheder eller personer, som har til formål at påvirke de pågældende virksomheder, offentlige myndigheder eller personer til eller i øvrigt belønne dem for at handle i strid med dansk lovgivning eller i øvrigt handle uetisk.

15. Ansvar og forsikring

15.1. Newsec er ansvarlig for udførelse af opdrag i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler, jf. dog pkt. 15.2-15.4.

15.2. Newsec’s ansvar omfatter ikke driftstab, avancetab, tab af goodwill eller andre former for indirekte tab.

15.3. Newsecs ansvar omfatter ikke rådgivning eller ydelser, der er ydet eller leveret af andre personer eller virksomheder, herunder eksterne rådgivere, som Newsec efter aftale med kunden har anmodet om bistand, eller som Newsec har henvist kunden til.

15.4. Newsec’s ansvar er begrænset til et beløb svarende til 2 gange honoraret (ekskl. moms) for det pågældende opdrag. Såfremt der er tale om et opdrag, hvor honorar fastsættes efter timeforbrug, vil det opkrævede honorar inden for de sidste 12 måneder være det gældende honorar, der anvendes ved beregning af ansvarsbegrænsning. Ifald der er tale om et opdrag med et fast årligt honorar, vil honoraret for det år, hvor ansvaret er opstået, være det gældende honorar, der anvendes ved beregning af ansvarsbegrænsning. Er der tale om det opdrag hvor der oprettes og faktureres på flere enkelte sager gælder ansvaret alene pr.
sag.

15.5. Newsecs forpligter sig til at have en professionel ansvarsforsikring, som dækker opdraget, samt en kriminalitetsforsikring, som dækker, hvis en af Newsecs medarbejdere måtte begå underslæb. Ved anmodning fra kunden kan Newsec fremsende dokumentation for professionel ansvarsforsikring og kriminalitetsforsikring samt deres dækningsomfang.

16. Klager

16.1. Hvis kunden ikke er tilfreds med Newsec’s rådgivning eller det beregnede honorar, kan kunden til enhver tid kontakte den kundeansvarlige eller den relevante afdelingsdirektør hos Newsec.

17. Lovvalg og værneting

17.1. Parterne er enige om at søge at løse alle tvister vedrørende opdraget i mindelighed. Såfremt en tvist imidlertid ikke kan løses i mindelighed mellem parterne, afgøres den ved de civile domstole, hvis parterne efter konstatering af tvist ikke aftaler syn og skøn eller voldgift.

17.2. Aftalen er undergivet dansk ret, og værneting er Kgs. Lyngby, Danmark.