Persondatapolitik for eksterne ejendomsfunktionærer
I Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når dit ansættelsesforhold hos en af Newsecs kunder administreres af Newsec.
Når Newsec administrerer dit ansættelsesforhold for en kunde, er Newsec databehandler for din arbejdsgiver/vores kunde, der er dataansvarlig for dine personoplysninger. Newsec behandler i den sammenhæng dine personoplysninger med det overordnede formål at administrere dit ansættelsesforhold og sikre, at din ansættelseskontrakt overholdes.
Newsec behandler kun personoplysninger om dig, som du selv, din arbejdsgiver/vores kunde eller en offentlig instans har oplyst til os, eller som du på anden måde er orienteret om, at vi behandler.
Newsec behandler dine:
(i) normale og herunder fortrolige/private personoplysninger (eksempelvis dit navn, adresse, billede, titel og ansættelsesretlige oplysninger, herunder dine løn-, bank- og skatteoplysninger, dit ferie- og sygdomsfravær samt oplysninger om dine kvalifikationer og dit CPR-nummer) og
(ii) følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger), som du, din læge eller kommune har videregivet til os, hvis det er nødvendigt, jf. nedenfor.
Newsec behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold, dine løn-, bank- og skatteoplysninger samt fraværsoplysninger mv. i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og c for at kunne overholde sine retlige forpligtelser (til indberetning og bogføring) og sikre overholdelsen af din ansættelseskontrakt, herunder udbetale din løn mv.
Vi kan i særlige tilfælde behandle oplysninger om dine helbredsmæssige forhold (følsomme personoplysninger) i overensstemmelse med art. 6, stk. 1, litra b eller f samt art. 9, stk. 2, litra b, hvis det er nødvendigt for at sikre opfyldelsen af din arbejdsgivers arbejdsretlige forpligtelser, herunder eksempelvis for at opfylde en aftale med dig eller din kommune eller for at modtage refusion under dit sygefravær, eller art. 9, stk. 2, litra f for at sikre dokumentation i forbindelse med eventuelle retskrav.
Derudover behandler vi også dine personoplysninger i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, hvis det er nødvendigt for, at Newsec (eller din arbejdsgiver) kan forfølge en legitim interesse, eksempelvis for at vurdere dine arbejdsrelaterede præstationer og helt generelt at administrere dit ansættelsesforhold samt for at understøtte sikkerheden i Newsec, men i så fald kun hvor det er vurderet, at dine interesser eller rettigheder ikke overskrider Newsecs eller din arbejdsgivers legitime interesser. Du er velkommen til at bede om nærmere information om denne afvejning.
Newsec kan dele dine personoplysninger med din arbejdsgiver/vores kunde, offentlige myndigheder, private institutioner som din bank og vores pensionsselskab og vores (under)databehandlere, hvis det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne persondatapolitik.
Når vi deler personoplysninger med vores leverandører / (under)databehandlere, sker det i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f), fordi Newsec har en legitim interesse i at varetage eller optimere sin drift og administration, og kun hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af datasubjektets interesser eller rettigheder. Sådan deling sker kun på betingelse af, at vi først har indgået en (under)databehandleraftale med den pågældende (under)databehandler, og at de udelukkende behandler personoplysningerne under samme formål og betingelser, herunder efterlevelse af vores persondatapolitikker og sikkerhedskrav, som Newsecs egen behandling af personoplysningerne skal overholde. Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller til en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.
Newsec behandler dine personoplysninger, så længe Newsec administrerer dit ansættelsesforhold, og vores opbevaring og behandling af personoplysningerne er nødvendig for at opfylde de formål, der fremgår af denne persondatapolitik eller vi er retsligt forpligtede til det. Som udgangspunkt opbevarer vi dine personoplysninger i 5 år efter du er fratrådt din stilling eller Newsec ikke længere administrerer dit ansættelsesforhold. Herefter slettes de. Det gør vi i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c, fordi vi er retsligt forpligtede til at kunne dokumentere dine løn-, pensions- og skatteforhold og for, at vi i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f (og for følsomme personoplysninger også art. 9, stk. 2, litra f), kan besvare eventuelle spørgsmål eller krav fra dig relateret til ansættelsesforholdet. Vi kan i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 9, stk. 2, litra f også opbevare personoplysninger i op til 30 år efter ulykken/anmeldelsen om en arbejdsulykke, -skade eller erhvervsrelateret sygdom, der er sket eller opstået, mens dit ansættelsesforhold blev administreret af Newsec for, at Newsec kan besvare eventuelle spørgsmål eller krav i denne forbindelse.
Rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger (enten som dataansvarlig eller databehandler) har du en række særlige rettigheder som eksempelvis retten til at få indsigt i behandlingen af personoplysninger, retten til at få personoplysninger slettet eller retten til at klage over behandlingen af personoplysningerne til Datatilsynet. Dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem, er beskrevet her:
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik eller Newsecs generelle behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Compliance Officer ved at skrive til Newsec Property Asset Management Denmark A/S, Lyngby Hovedgade 4, 2800 Kongens Lyngby, att.: Compliance Officer eller ved at sende en mail til persondata@newsec.dk.