Persondatapolitik for registreredes rettigheder
I Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne politik vedrørende registreredes (datasubjekternes) særlige rettigheder forbundet med vores behandling af deres personoplysninger. Politikken hænger sammen med og er en forlængelse af Newsecs øvrige politikker og procedurer, der beskriver hvorledes vi behandler og sikrer personoplysninger i vores daglige drift (både som dataansvarlige og databehandlere). Politikken beskriver først de konkrete rettigheder, som du har og nederst hvordan du kan udøve dine rettigheder.
1. Ret til indsigt og adgang
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, formålet med behandlingen, modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysninger er eller vil blive videregivet til, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til fastlæggelsen af dette tidsrum, hvor vi indsamlet personoplysningerne fra, hvis de ikke er indsamlet fra dig, oplysning om automatiske afgørelser, hvis vi anvender sådanne, samt oplysning om overførelse til behandling uden for EU eller EØS og om de fornødne garantier i forbindelse med en sådan overførelse.
Newsec har vedtaget en række persondatapolitikker, der overordnet beskriver hvilke personoplysninger vi behandler og hvordan om dig som lejer, foreningsmedlem, ekstern ejendomsfunktionær mv. Disse politikker har til formål at opfylde din ret til at blive informeret om ovenstående, men du har også ret til at bede om indsigt i og adgang til de helt konkrete personoplysninger som vi behandler om dig (en indsigtsanmodning). Derudover har du ret til at få oplyst hvilke særlige rettigheder du har, når vi behandler dine personoplysninger og hvilke klagemuligheder du har, hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, og denne politik har til formål at opfylde netop dette.
2. Ret til berigtigelse
Newsec prioriterer at sikre, at de personoplysninger, som vi behandler, er korrekte, fuldstændige og opdaterede. Hvis du oplever, at der er fejl eller mangler i de personoplysninger, som vi behandler om dig, har du ret til at få sådanne eventuelle urigtige personoplysninger berigtiget, dvs. tilrettet eller suppleret hos os.
3. Ret til sletning
Newsec sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har et behov for og hjemmel til at behandle disse. Du har til enhver tid ret til at kræve dine personoplysninger slettet hos os, hvis du mener, at personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, som de er indsamlet til, hvis vores behandling af personoplysningerne er baseret på dit samtykke, og du trækker samtykket tilbage, eller der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen, hvis du gør berettiget indsigelse mod en behandling, der foretages med hjemmel i samfundets eller andres, herunder Newsecs legitime, interesser, hvis behandling sker med henblik på direkte markedsføring, hvis der er tale om en ulovlig behandling, eller hvis sletning følger af dansk ret. Vi er ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger (eller ophøre med en behandling af dine personoplysninger), hvis fortsat behandling af personoplysningerne er nødvendige for at opfylde en kontrakt, som du er part i, for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed, for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og hvis det er tilfældet, vil en nærmere begrundelse herfor indgå i vores svar til din anmodning.
4. Ret til begrænsning af behandling
Du har ret til at bede om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger, hvis (i) du bestrider rigtigheden af personoplysningerne og indtil at vi har fastslået, at personoplysningerne er korrekte, (ii) hvis behandlingen er ulovlig, men du i stedet for sletning ønsker, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger, (iii) hvis vi ikke længere har brug for personoplysningerne til vores behandlinger, men personoplysningerne er nødvendige for, at du har brug for, at vi opbevarer dem for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller (iv) hvis du har gjort indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger, der foretages med hjemmel i samfundets eller andres, herunder Newsecs legitime, interesser, og indtil det er fastslået, at de (vores eller vores kundes) pågældende interesser ikke overskrides af dine interesser eller rettigheder. I forbindelse med en begrænsning af behandling af personoplysninger, må vi kun behandle personoplysningerne, bortset fra opbevaring, med dit samtykke eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.
5. Ret til underretning i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
Hvis vi berigtiger eller sletter dine personoplysninger eller implementerer en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger i overensstemmelse med dine ovenstående rettigheder, og vi forinden har videregivet disse personoplysninger til andre parter (hvilket vi i øvrigt kun har gjort i overensstemmelse med vores persondatapolitikker) vil vi orientere pågældende modtagere om den pågældende berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, medmindre det er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at gennemføre. Du har, hvor det er relevant, dvs. hvis du har bedt om, at vi berigtiger, sletter eller begrænser behandlingen af dine personoplysninger i overensstemmelse med dine ovenstående rettigheder, ret til at bede om, at vi oplyser dig om alle sådanne modtagere af dine personoplysninger og berettigelsen, sletningen eller begrænsningen af behandlingen af dine pågældende personoplysninger.
6. Ret til dataportabilitet
Du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de personoplysninger om dig, som du har givet til os, og du har ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig, hvis behandlingen er baseret på et samtykke eller på en kontrakt, og behandlingen foretages automatisk. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at kræve, at dine personoplysninger transmitteres direkte til den anden dataansvarlige.
7. Ret til indsigelse
Hvis der foreligger særlige omstændigheder om din person eller konkrete situation, har du også en særlig ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger, der foretages med hjemmel i samfundets eller andres, herunder eksempelvis Newsecs legitime, interesser. Hvis du gør sådan indsigelse og opfylder betingelserne herfor, må Newsec (eller den dataansvarlige, dvs. Newsecs kunde) ikke længere behandle de af dine personoplysninger, der behandles med denne hjemmel eller foretage de behandlinger, der gennemføres med denne hjemmel, medmindre (i) vi kan påvise vægtige legitime grunden til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller (ii) behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Du har endvidere til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, og hvis du gør sådan indsigelse, må dine personoplysningerne herefter ikke længere behandles til dette formål.
8. Ret til ikke at være genstand for en automatisk behandling
Du har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig. Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvis afgørelsen er baseret på dit samtykke, eller hvis afgørelsen er hjemlet i dansk ret.
9. Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis vi behandler dine personoplysninger baseret på dit konkrete samtykke til den pågældende behandling, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til denne konkrete behandling tilbage. Vi vil i så fald straks ophøre med den pågældende behandling og slette dine tilhørende personoplysninger (se også Ret til sletning). Tilbagetrækning af dit samtykke vil ikke berøre lovligheden af den behandling, som vi allerede har foretaget på baggrund af samtykket.
10. Ret til underretning ved brud på persondatasikkerheden
Du har ret til at blive underrettet, hvis der hos os eller vores underdatabehandlere sker et brud på persondatasikkerheden, der sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, eksempelvis diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe. Du vil dog ikke blive underrettet, hvis vi har gennemført tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for de personoplysninger, som er berørt af bruddet, eksempelvis foranstaltninger, der gør dine personoplysninger uforståelige for enhver, der ikke har autoriseret adgang hertil, og disse der sikrer, at den ellers høje risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder ikke længere er sandsynlig. Du vil heller ikke blive direkte og personligt underrettet, hvis det ville kræve en uforholdsmæssig indsats, men vi vil i så fald og i stedet foretage en offentlig meddelelse eller tilsvarende foranstaltning, hvormed du underrettes på en tilsvarende effektiv måde. Derudover anmelder Newsec altid eventuelle brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet.
11. Brug dine rettigheder – kontakt Newsec
Du kan altid eksekvere en af dine ovenstående rettigheder ved at kontakte Newsecs Compliance Officer på kontaktoplysningerne anført nedenfor.
Vi vil, når vi modtager din anmodning, og inden vi påbegynder behandlingen af din anmodning, først kontakte dig for at sikre, at vi kan identificere dig/din identitet, og om betingelserne for rettigheden er opfyldt. Hvis det er tilfældet, vil vi eller den dataansvarlige, dvs. vores kunde sørge for, at din anmodning behandles og besvares hurtigst muligt og senest indenfor 30 dage. Hvis vi ikke kan identificere dig eller i øvrigt vurderer, at betingelserne for rettigheden ikke er opfyldt, vil du blive orienteret herom.
Som udgangspunkt kan du udnytte dine rettigheder til enhver tid og gratis. Hvis du gentagne gange beder om, at de samme rettigheder eksekveres, beder om ekstra kopier af dine personoplysninger osv., kan vi dog opkræve et gebyr herfor. Hvis din anmodning er åbenbart grundløs eller unødvendig overdreven eller omfangsrig, kan vi også enten afslå at efterkomme din anmodning eller opkræve et gebyr for at gennemføre din anmodning. Udøvelsen af dine rettigheder må heller ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder, og vi kan derfor afslå at opfylde dine rettigheder helt eller delvist, hvis det ville være indgribende for eller være til hinder for andres rettigheder. Du vil naturligvis blive orienteret direkte, hvis vi vurderer, at det er tilfældet.
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik eller Newsecs generelle behandling af personoplysninger eller ønsker at udøve en af dine ovennævnte rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte Newsecs Compliance Officer ved at skrive til Newsec Property Asset Management Denmark A/S, Lyngby Hovedgade 4, 2800 Kongens Lyngby, att.: Compliance Officer eller ved at sende en mail til persondata@newsec.dk. Du kan også kontakte vores Compliance Officer telefonisk på +45 45260102.
12. Ret til at klage til Datatilsynet
Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger eller vores besvarelse af din anmodning om at udøve dine særlige rettigheder som beskrevet i denne politik, er du altid velkommen til at kontakte os, om beskrevet ovenfor. Du har dog også altid ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger, herunder eksempelvis vores besvarelse af din udøvelse af dine særlige rettigheder som beskrevet ovenfor, ikke overholderpersondatalovgivningen. Du kan læse mere om, hvordan du klager på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk, hvor du også kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger. Du kan sende klagen med post til Datatilsynet eller du kan klage her: www.datatilsynet.dk/borger/klage.
Hvis du vælger at indgive en klage til Datatilsynet, vil vi værdsætte at modtage en kopi af klagen, så vi også hurtigst muligt kan tage stilling til den og svare eventuelle spørgsmål fra Datatilsynet.