Oplysning om vores behandling af dine personoplysninger mv. (Foreningsmedlemmer)
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Newsec Property Asset Management Denmark A/S
Lyngby Hovedgade 4
2800 Kgs. Lyngby
CVR-nr.: 25326296
Telefon: 4526 0102
Mail: pam@newsec.dk
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Denne privatlivspolitik omfatter vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med dit foreningsmedlemsskab i en andels- eller ejerforening.
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- Administration af din ansøgning om tilmelding til venteliste i en forening
- Administration af dit foreningsmedlemsskab, herunder hvis du er fremlejetager
- Administration i forbindelse med køb og salg af andelsbolig eller ejerlejlighed
- Administration af bestyrelsesmedlemmer i en forening
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
- Administration af din ansøgning om tilmelding til venteliste i en forening:
Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, for at vi kan registrere din interesse i en ledig andelsbolig eller ejerlejlighed samt kunne kommunikere med dig herom. - Administration af dit foreningsmedlemsskab:
Vi behandler de personoplysninger om dig, som er nødvendige i henhold til lovgivningen, særligt andelsboligforeningsloven og/eller ejerlejlighedsloven samt foreningens vedtægter.
Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for, at vi kan administrere og sikre opfyldelse af dit foreningsmedlemsskab.
Vi behandler nogle oplysninger om dig i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, fordi vi er retsligt forpligtet til at behandle oplysningerne. Det gælder fx oplysninger om betaling af fællesudgifter (ejerforening) eller boligafgift (andelsboligforening).
Oplysning om hærværk mod ejendommen, herunder din ejerlejlighed/andelsbolig, hvor det har betydning for foreningen, samt oplysning om trusler og vold mod andre brugere af ejendommen eller ansatte hos Newsec, behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 10.
Hvis du er fremlejetager, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan nedenfor læse nærmere om vores afvejning af vores legitime interesser i forhold til dine interesser og grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. - Køb og salg af andelsbolig og ejerlejlighed:
Ved ejerskifte behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at købs-/salgsaftalen kan gennemføres.
Ved ejerskifte i en ejer- eller grundejerforening (fast ejendom), behandler vi cpr.nr., for at vi kan sikre tinglysning af sikkerhedsstillelsen i de tilfælde, hvor foreningens vedtægter kræver dette og hvor det følger af tinglysningsloven, at tinglysning forudsætter cpr.nr. Behandlingen af cpr.nr. sker dermed i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Ved salg af en andelsbolig behandler vi cpr.nr. for at kunne afregne tinglyste hæftelser/lån i forbindelse med salget. Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke i overdragelsesaftalen, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. - Administration af bestyrelsesmedlemmer i en forening:
Vi behandler de personoplysninger om et bestyrelsesmedlem, som er nødvendige for, at vi kan opfylde hvidvasklovens krav til gennemførelse af en kundekendskabsprocedure og identifikation af et bestyrelsesmedlem. Behandlingen sker dermed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. hvidvaskloven.
Behandling af cpr.nr. sker endvidere i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Legitime interesser, der forfølges med behandlingen
Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med du er fremlejetager på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er vores interesse i sikre, at det er muligt for os at kunne kontakte dem, der reelt bor i foreningen, hvor dette er afgørende nødvendigt grundet kritiske og/eller hastende forhold.
Vi har vurderet, at dine interesser i, at vi ikke kan komme i kontakt med dig som fremlejetager, ikke overstiger de ovenfor nævnte legitime interesser. Vi har lagt vægt på, at det er frivilligt for dig at være fremlejetager og at vores behov for at kunne kontakte dig blandt andet er for også at kunne beskytte og sikre dig og den bolig, du bor i. Derudover vil behandlingen alene omfatte almindelige personoplysninger om dig.
3. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Administration af din ansøgning om tilmelding til venteliste i en forening:
Vi behandler følgende almindeligepersonoplysninger:- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, lejlighedspræferencer, eventuel relation til foreningens medlemmer og eventuelt prioritetsstilling på foreningens venteliste.
- Hvis du er erhvervsdrivende, behandler vi også oplysning om erhverv og stilling.
- Administration af dit foreningsmedlemsskab:
Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, erhverv, stilling, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, billedlegitimation, nærmere anvendelse af lejligheden, foreningsbidrag, forbrugsoplysninger (fx varme- og vandforbrug), bankkontooplysninger, bestyrelsespost i foreningen, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, husstand, familieforhold, udlejningsforhold, adgangsnøgler og -kort, indretning af lejlighed, andelsværdi (hvis andelsbolig), betalingsmisligholdelse, overtrædelser af foreningsmedlemsskabet, advarsler/påtaler/eksklusion, rekonstruktion, konkurs, dødsfald, tinglyst gæld, tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed samt øvrige personoplysninger, som er nødvendige for administration af foreningsmedlemsskabet.
Vi behandler følgende oplysninger om straffedomme eller lovovertrædelser: - Oplysning om foreningsmedlemmets hærværk mod lejemål eller ejendom samt oplysning om medlemmets trusler og vold mod andre brugere af ejendommen eller ansatte hos databehandleren, herunder tilfælde, hvor der forventes at opstå et retskrav mod medlemmet i form af fx erstatning.
Hvis du er fremlejetager, behandler vi følgende almindelige personoplysninger: - Navn, adresse og e-mailadresse.
- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, erhverv, stilling, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, billedlegitimation, nærmere anvendelse af lejligheden, foreningsbidrag, forbrugsoplysninger (fx varme- og vandforbrug), bankkontooplysninger, bestyrelsespost i foreningen, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, husstand, familieforhold, udlejningsforhold, adgangsnøgler og -kort, indretning af lejlighed, andelsværdi (hvis andelsbolig), betalingsmisligholdelse, overtrædelser af foreningsmedlemsskabet, advarsler/påtaler/eksklusion, rekonstruktion, konkurs, dødsfald, tinglyst gæld, tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed samt øvrige personoplysninger, som er nødvendige for administration af foreningsmedlemsskabet.
- Køb og salg af andelsbolig og ejerlejlighed:
Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr.nr. og kontooplysninger.
- Administration af bestyrelsesmedlemmer i en forening:
Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr.nr. og eventuel relation til en politisk eksponeret person (PEP).
- Lejertilfredshedsundersøgelser:
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og dine svar i undersøgelsen.
4. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:
- Databehandlere.
- Klageinstanser, fx huslejenævn og domstole.
- Beboerrepræsentation, hvis en sådan er etableret i ejendommen.
- Foreningens bestyrelse.
- Medlemmer i samme forening, fx i generalforsamlingsmateriale.
- Forsyningsvirksomheder, fx vand- og varmeforsyning.
- Ny ejendomsadministrator, hvis administrationsopgaven overdrages til anden administrator.
- Andre private, som fx:
- Håndværkere, hvis der er behov for koordinering og aftale med dig om tidspunkt for adgang til din bolig.
- Banker, hvis der er en administratorfuldmagt eller i forbindelse med salg af andelsbolig.
- Ejendomsmæglere, i forbindelse med mæglerbesvarelser.
- Panthaver, i forbindelse med afregning af panthæftelse i forbindelse med salg af andelsbolig.
5. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi vil som udgangspunkt ikke overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.
Vi anvender imidlertid Microsoft, Ireland, til levering af cloud services, primært til mailkorrespondance via outlook. Microsoft, Ireland, er en del af Microsoft-koncernen, der har hovedsæde i USA. Det kan derfor ikke udelukkes, at der kan ske overførsel til Microsoft i USA.
Vi kan oplyse, at en eventuel overførsel til Microsoft i USA sker i overensstemmelse med EU-Kommissionens afgørelse om, at det såkaldte ”EU-U.S. Data Privacy Framework” sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i forbindelse med overførsel af personoplysninger fra EU til USA, idet Microsoft er certificeret.
6. Hvor dine personoplysninger stammer fra
I forbindelse med ejerskifte/salg indhenter vi oplysninger fra dig eller din ejendomsmægler. Ved administratorskifte indhenter vi oplysninger fra tidligere ejendomsadministrator. Til brug for udarbejdelse af forbrugsregnskaber, indhenter vi oplysninger om dit forbrug hos relevante forbrugsvirksomheder. Til brug for løbende administration af foreningsmedlemsskab indhenter vi som udgangspunkt oplysningerne fra dig. Hvis vi indhenter oplysninger om dig fra andre, vil du blive orienteret herom.
7. Opbevaring af dine personoplysninger
- Ansøgning og venteliste:
Hvis du ikke bor i foreningen, sletter vi dine personoplysninger på ventelisten, når du flytter ind i foreningen. Du kan til enhver tid selv slette oplysningerne.
Hvis du bor i foreningen, sletter vi dine personoplysninger på ventelisten, når dit ønske om anden bolig i foreningen opfyldes eller når du fraflytter foreningen. Du kan til enhver tid selv slette oplysningerne. - Administration af foreningsmedlemsskab:
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe foreningsmedlemmet bor i ejendommen, og i en periode på 6 år + indeværende år hvor foreningsmedlemmet er fraflyttet ejendommen.
Personoplysninger om forenings- samt bestyrelsesmedlemmer i foreninger, som er indeholdt i generalforsamlingsreferater eller -beslutninger, bestyrelsesreferater eller -beslutninger, myndighedsdokumenter samt aftaler, korrespondance o.lign., som vedrører ejendommens generelle forhold, slettes ikke.
Personoplysninger som er indeholdt i varslinger, aftaler eller andre dokumenter vedrørende ejendommen, som er relevante for en senere administration af lejemålet eller den pågældende ejendom, slettes ikke. - Køb og salg af andelsbolig og ejerlejlighed:
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe foreningsmedlemmet bor i ejendommen, og i en periode på 6 år + indeværende år hvor foreningsmedlemmet er fraflyttet ejendommen. - Tilfredshedsundersøgelser:
Personoplysninger, der er indeholdt i tilfredshedsundersøgelser, opbevares så længe det er nødvendigt for at gennemgå undersøgelsen og dokumentere grundlaget for resultaterne heri. Vi sletter dog oplysningerne senest tre (3) år efter tilfredshedsundersøgelsen er afsluttet.
8. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi anvender ikke automatiske afgørelser, herunder profilering, til brug for vores administration af ejendomme.
9. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os ved at skrive til persondata@newsec.dk.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
11. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Du er dog også altid velkommen til at kontakte Newsec, hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger eller vores besvarelse af den anmodning om at udøve dine rettigheder. Du kan i så fald kontakte Newsec ved at skrive til persondata@newsec.dk.