Persondatapolitik for foreningsmedlemmer

Alle mennesker har ret til beskyttelse af deres personoplysninger, og i Newsec Datea arbejder vi aktivt for at leve op til dette ansvar. Vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler personoplysninger om foreningsmedlemmer, herunder andelshavere og ejerlejlighedsejere.

Du kan også kontakte Newsec Datea vedrørende vores indsamling og behandling af personoplysninger om foreningsmedlemmer ved at skrive til persondata@newsec.dk.

Ventelister
Ved din ansøgning om tilmelding til en venteliste i en forening, vil Newsec Datea på vegne af foreningen indsamle følgende personoplysninger:

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mailadresse
  • lejlighedspræferencer
  • eventuel relation til foreningens medlemmer
  • eventuel prioritetsstilling på foreningens venteliste

Såfremt du er en erhvervsdrivende kan vi også indsamle følgende personoplysninger om dig:

  • erhverv
  • stilling

De pågældende personoplysninger er nødvendige for, at vi kan sikre din identitet, og at vi kan registrere din interesse i og egnethed til foreningens ledige lejligheder samt til vores kommunikation med dig herom. Da vores service således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil. 

I visse tilfælde kan vi have behov for at indsamle supplerende personoplysninger om dig. Dette vil som udgangspunkt ske direkte fra dig, men vi kan også indhente supplerende personoplysninger fra andre. Du vil dog blive orienteret om behovet for supplerede oplysninger, og hvorfra de vil blive indsamlet, på tidspunktet for indsamlingen. 

Såfremt der bliver en lejlighed ledig i foreningen, som svarer til dine præferencer og eventuelle prioritetsplads, kan vi dele dine personoplysninger med foreningen og den nuværende ejer af lejligheden.

Vi sletter din tilmelding til ventelisten og dine personoplysninger 1 år efter tilmeldingen, medmindre du selv fornyer tilmeldingen, eller foreningen har andre regler for deres venteliste. Du kan til enhver tid selv bede om at få slettet din tilmelding og personoplysninger. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Hvis du bliver kandidat til en ledig lejlighed i foreningen, vil vi gemme dine personoplysninger til eventuel senere administrationen af foreningsmedlemsskab.

Administration af foreningsmedlemskab
I forbindelse med dit foreningsmedlemskab kan Newsec Datea indsamle følgende personoplysninger om dig på vegne af foreningen:

Foreningsmedlem, beboer

  • navn
  • CPR-nr. 
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mailadresse
  • billedlegitimation
  • fuldmagtsforhold
  • tegningsrettigheder
  • nærmere anvendelse af lejligheden
  • foreningsbidrag
  • varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
  • bankkontonummer
  • bestyrelsespost i foreningen
  • husstand
  • familieforhold
  • udlejningsforhold
  • adgangsnøgler og -kort
  • indretning af lejlighed
  • andelsværdi, hvis der er tale om en andelslejlighed
  • betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet
  • advarsler, påtaler og eksklusion 
  • dødsfald, rekonstruktion og konkurs
  • tinglyst gæld
  • tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed 

Foreningsmedlem, erhvervsdrivende

  • navn
  • CPR-nr. 
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mailadresse
  • erhverv
  • stilling
  • fuldmagtsforhold
  • tegningsrettigheder
  • billedlegitimation
  • nærmere anvendelse af lejligheden
  • foreningsbidrag
  • varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
  • bankkontonummer
  • bestyrelsespost i foreningen
  • familieforhold
  • udlejningsforhold
  • adgangsnøgler og -kort
  • indretning af lejlighed
  • andelsværdi, hvis der er tale om en andelslejlighed
  • betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet
  • advarsler, påtaler og eksklusion 
  • dødsfald, rekonstruktion og konkurs
  • tinglyst gæld
  • tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed

De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi på vegne af foreningen kan entydigt identificere dig og kommunikere med dig samt administrere foreningsmedlemsskabet og sikre de hermed forbundne rettigheder og forpligtelser for både dig og foreningen. Da administrationen af dit foreningsmedlemsskab således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil. 

I forbindelse med administrationen af dit foreningsmedlemskab kan vi også have brug for at indsamle og behandle supplerede personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis eventuelle myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af foreningsmedlemsskabets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Foreningen vil være dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og vi vil være databehandler for foreningen.

Dine personoplysninger vil blive videregivet til foreningen, ligesom de vil blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Vi opbevarer personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med foreningsmedlemsskabet er forældet, hvorefter de slettes. Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Vi sletter således ikke personoplysninger, som er indeholdt i generalforsamlingsreferater eller -beslutninger, bestyrelsesreferater eller –beslutninger, myndighedsdokumenter, samt aftaler, korrespondancer o. lign., som vedrører foreningens generelle forhold. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Generelt
I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger vil Newsec Datea overholde den til enhver tid gældende danske persondatalovgivning. 

Vores behandling og deling af dine personoplysninger vil være begrænset til det nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Såfremt vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere dig herom og indhente dit samtykke på forhånd. Ved anonymisering af dine personoplysninger, så du ikke længere er identifice-ret eller identificerbar, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden at orientere dig herom.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. I tilfælde af sikkerhedsbrud vedrørende dine personoplysninger, der kan resultere i en høj risiko for dig for diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Vi kan dele dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere, som arbejder på vores vegne med de beskrevne formål, samt tilknyttede selskaber i Newsec-koncernen, som Newsec Datea er en del af. I sådanne tilfælde skal disse selskaber overholde vores privatlivspolitik og sikkerhedskrav, og de må ikke bruge de personlige data, som de modtager fra os, til andre formål. Vi kan også dele dine personoplysninger, som en del af en fælles transaktion, såsom en fusion eller salg af aktiver.

Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil du modtage orientering herom forinden overførslen.

Vores produkter og serviceydelser er kun henvendt til personer over 18 år, og såfremt vi bliver bekendt med, at personoplysninger vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år, vil de pågældende oplysninger blive slettet. 

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.

Rettigheder
Som en del af vores indsamling og behandling af dine personoplysninger har du en række rettigheder, eksempelvis ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger og ret til at få dine personoplysninger slettet. Rettighederne kan dog være begrænsede til bestemte situationer eller underlagt visse betingelser. 

For nærmere oplysning om dine rettigheder, herunder anmodning om udøvelse heraf, kan vi henvise til:

Newsec Dateas politik vedrørende registreredes rettigheder