Persondatapolitik for kunder

I Newsec Datea lægger vi stor vægt på en forsvarlig og effektiv behandling af personoplysninger, og vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler personoplysninger for vores kunder og om vores kunder. 

Du kan også kontakte Newsec Datea vedrørende vores indsamling og behandling af personoplysninger ved at skrive til persondata@newsec.dk.

Behandling af personoplysninger for vores kunder
I forbindelse med vores ejendomsadministration, foreningsadministration, selskabsadministration, ejendomsprojekter mv. for vores kunder har vi fokus på, om vores ydelser vil omfatte indsamling og behandling af oplysninger om identificerede eller identificerbare fysiske personer, altså personoplysninger. Vi kigger på bl.a. karakteren og omfanget af personoplysninger, kategorier af registrerede personer, selve behandlingen af personoplysninger og formålet hermed, samt hvordan den danske persondatalovgivning skal opfyldes. 

Såfremt vores ydelser omfatter indsamling og behandling af personoplysninger på vegne af den pågældende kunde, vil vi som tillæg til vores hovedaftale med kunden indgå en skriftlig databehandleraftale med kunden, som lever op til kravene i den danske persondatalovgivning, og som nærmere regulerer genstanden for og varigheden af behandlingen, karakteren af behandling og dens formål, typer af personoplysninger (herunder om der er tale om følsomme personoplysninger) og kategorierne af registrerede personer samt kundens og vores rettigheder og forpligtelser. Kunden vil være dataansvarlig for personoplysninger vedrø-rende kundens lejere, ejendomsfunktionærer og øvrige ansatte.

Vores indsamling og behandling af personoplysninger på vegne af kunden vil være begrænset til det, som er aftalt med kunden, og som er nødvendigt for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser, som vi er underlagt i henhold til dansk ret. Såfremt vi ønsker at anvende personoplysningerne til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere kunden herom og indhente kundens samtykke på forhånd. Ved anonymisering af personoplysninger, således at de registrerede personer ikke længere er identificeret eller identificerbare, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden orientering herom.

Som en del af vores indsamling og behandling af personoplysninger på vegne af kunden sørger vi for, at dette sker i overensstemmelse med den danske persondatalovgivning og på et lovligt, oplyst, gennemsigtigt og dokumenterbart grundlag. 
For så vidt angår kundens opfyldelse af de registrerede personers rettigheder samt kundens pligt til at kontrollere vores behandling og pligt til at samarbejde med tilsynsmyndighederne i henhold til persondatalovgivningen kan vi bistå kunden hermed, så det sker på en forsvarlig og effektiv måde.

Behandling af personoplysninger om vores kunder
I forbindelse med kundeforhold kan Newsec Datea også indsamle følgende personoplysninger om vores kunde eller kundens fysiske repræsentant, hvis der er tale om en juridisk person:

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mailadresse
  • billedlegitimation (kun for kundens reelle ejere og agenter i henhold til lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme)
  • erhverv
  • stilling
  • fuldmagtsforhold
  • tegningsrettigheder
  • bestyrelses- og direktionsposter
  • ejerskab til ejendomme omfattet af kundeforhold
  • ejerskab til selskaber omfattet af kundeforholdet
  • forsikringer omfattet af kundeforholdet
  • bankoplysninger omfattet af kundeforholdet
  • regnskabs- og skatteoplysninger omfattet af kundeforholdet

De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi kan entydigt identificere kunden og kommunikere med kunden samt administrere kundeforholdet og opfylde de retlige forpligtelser, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, herunder lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme. Derudover kan vi bruge personoplysningerne til markedsføring af andre relevante ydelser over for kunden, men kunden kan til enhver tid frabede sig markedsføring. Da administrationen af kundeforholdet således er afhængig af, at personoplysningerne er korrekte og opdaterede, bedes kunden orientere os om ændringer hertil. 

I forbindelse med administrationen af kundeforholdet kan vi også have brug for at indsamle og behandle supplerede personoplysninger i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger. Kunden vil i så fald blive orienteret herom, medmindre kunden allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller kundens interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Vi vil være dataansvarlig for behandlingen af kundens personoplysninger.

Kundens personoplysninger vil blive delt med offentlige myndigheder i det omfang, at vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Vi opbevarer personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med kundeforholdet er forældet, hvorefter de slettes. Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Personoplysninger modtaget i henhold til lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme slettes således 5 år efter kundeforholdets ophør. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Generelt
I forbindelse med behandlingen af personoplysninger vil Newsec Datea overholde den til enhver tid gældende danske persondatalovgivning. 

Vores behandling og deling af personoplysninger vil være begrænset til de nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Såfremt vi ønsker at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere herom og indhente samtykke på forhånd. Ved anonymisering af personoplysninger, så de registrerede personer ikke længere er identificeret eller identificerbare, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden orientering herom.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informations-sikkerhed, der beskytter personoplysningerne mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Som led i beskyttelsen af personoplysninger har vi beskrevne processer for behandling af personoplysninger, og adgangen til personoplysninger er fysisk og systemmæssigt begrænse til de medarbejdere, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil, og som har modtaget undervisning og instruktion i behandlingen af personoplysninger og er underlagt fortrolighed. Personoplysninger i fysisk form eller på bærbare datamedier opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige ad-gangskoder, backup-system samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse. I tilfælde af sikkerhedsbrud vedrørende personoplysninger, der kan resultere i en risiko for diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Vi kan dele personoplysninger med vores samarbejdspartnere, som arbejder på vores vegne med de beskrevne formål, samt tilknyttede selskaber i Newsec-koncernen, som Newsec Datea er en del af. I sådanne tilfælde skal disse selskaber overholde vores privatlivspolitik og sikkerhedskrav, og de må ikke bruge de personlige data, som de modtager fra os, til andre formål. Vi kan også dele personoplysninger, som en del af en fælles transaktion, såsom en fusion eller salg af aktiver.

Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.

Vores produkter og serviceydelser er kun henvendt til personer over 18 år, og såfremt vi bliver bekendt med, at personoplysninger vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år, vil de pågældende oplysninger blive slettet. 

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.

Rettigheder
Som en del af vores indsamling og behandling af personoplysninger har de registrerede personer en række rettigheder, eksempelvis ret til indsigt i behandlingen af personoplysninger og ret til at få personoplysninger slettet. Rettighederne kan dog være begrænsede til bestemte situationer eller underlagt visse betingelser. 

For nærmere oplysning om de registreredes rettigheder, herunder anmodning om udøvelse heraf, kan vi henvise til:

Newsec Dateas politik vedrørende registreredes rettigheder