Oplysning om vores behandling af dine personoplysninger mv. (Lejere)

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Newsec Property Asset Management Denmark A/S

Lyngby Hovedgade 4

2800 Kgs. Lyngby

CVR-nr.: 25326296

Telefon: 4526 0102

Mail: pam@newsec.dk

2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Administration af din ansøgning om et bestemt ledigt lejemål eller din registrering på vores venteliste til et ledigt lejemål
• Entydig identifikation
• Kreditvurdering
• Administration af dit lejemål
• Lejertilfredshedsundersøgelser

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Administration af din ansøgning eller registrering på venteliste:
  Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, for at vi kan registrere din interesse i ledige lejemål og kunne kommunikere med dig herom.
• Entydig identifikation og kreditvurdering:
  Vores behandling af dine personoplysninger (cpr.nr.) til entydig identifikation samt kreditvurdering af dig sker på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
• Administration af dit lejemål:
  Vi behandler de personoplysninger om dig, som er nødvendige i henhold til lejelovgivningen, særligt lejeloven.
  Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for, at vi kan administrere og sikre opfyldelse af din lejekontrakt.
  Vi behandler nogle oplysninger om dig i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk., litra c, fordi vi er retsligt forpligtet til at behandle oplysningerne. Det gælder fx oplysninger om dine lejebetalinger i en periode efter du er fraflyttet lejemålet.
  Oplysning om hærværk mod lejemålet eller ejendommen samt oplysning om trusler og vold mod andre brugere af ejendommen eller ansatte hos Newsec, behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 10.
• Lejertilfredshedsundersøgelse:
  Vi behandler dine personoplysninger, som indgår i en lejertilfredsundersøgelse, på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan nedenfor læse nærmere om vores afvejning af vores legitime interesser i forhold til dine interesser og grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen

Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger til brug for lejertilfredshedsundersøgelser på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er vores interesse i løbende at forbedre og optimere vores administration af den ejendom, du bor i, herunder dit lejemål. Anvendelsen af lejertilfredshedsundersøgelser giver os primært mulighed for at:

• forbedre drift og service, ved at vi kan identificere problemer i ejendommens vedligeholdelse, kommunikation eller administrative processer.
• Sikre gode lejerrelationer, hvilket kan skabe mere stabile lejemål.

Vi har vurderet, at dine interesser i, at vi ikke gennemfører lejertilfredshedsundersøgelser, ikke overstiger de ovenfor nævnte legitime interesser. Vi har lagt vægt på, at det er frivilligt at deltage i undersøgelsen, og at det ikke har nogen betydning for dit lejeforhold, om du deltager eller ikke i en tilfredshedsundersøgelse. Derudover vil behandlingen alene omfatte almindelige personoplysninger om dig.

3. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Administration af din ansøgning eller registrering på venteliste:
  Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:
  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, beskæftigelse, oplysning om husstand, husstandsindkomst, oplysning om husdyr, interesseliste-tilmeldinger, ventelistetilmeldinger, gemte søgninger og lejemålspræferencer.
• Entydig identifikation og kreditvurdering:
  Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:
  • Navn, adresse, cpr.nr. og oplysning om registrering i Debitor Registret og Collectia.
• Administration af dit lejemål:
  Vi behandler følgende almindelige, herunder fortrolige, personoplysninger:
  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, billedlegitimation, erhverv, stilling, branchekendskab, fuldmagtsforhold, anvendelse af lejemål, lejeniveau, sikkerhedsstillelse, omsætningstal ved omsætningsbestemt leje, forbrugsoplysninger (fx varme- og vandforbrug), bankkontooplysninger, husstand, ægtefælle, hold af husdyr, separation/skilsmisse/samlivsophævelse, boligstøtte, adgangskort og -nøgler, indretning af lejemål, fremlejeforhold, afståelses- og genindtrædelsesforhold, betalingsmisligholdelser, overtrædelser af lejeforholdet (fx husordensovertrædelser), rekonstruktion,advarsler/påtaler/opsigelse/ophævelse relateret til lejeforholdet, konkurs, flytning til plejehjem, dødsfald og tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet.
    
    Vi behandler følgende oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser:
  • Oplysning om lejers hærværk mod lejemål eller ejendom samt oplysning om lejers trusler og vold mod andre brugere af ejendommen eller ansatte hos Newsec, herunder tilfælde, hvor der forventes at opstå et retskrav mod lejer i form af fx erstatning.
• Lejertilfredshedsundersøgelse:
  Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og dine svar i undersøgelsen.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

1. Offentlige myndigheder, hvor myndigheden har krav på og ret til oplysningerne.
2. Databehandlere.
3. Klageinstanser, fx huslejenævn og domstole.
4. Beboerrepræsentation, hvis en sådan er etableret i ejendommen.
5. Ejer af den ejendom, hvor dit lejemål er beliggende.
6. Forsyningsvirksomheder, fx vand- og varmeforsyning.
7. Ny ejendomsadministrator, hvis administrationsopgaven overdrages til anden administrator.
8. Andre private, som fx håndværkere, hvis der er behov for koordinering og aftale med dig om tidspunkt for udbedring af forhold i lejemålet og/eller ejendommen.

5. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Vi vil som udgangspunkt ikke overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Vi anvender imidlertid Microsoft, Ireland, til levering af cloud services, primært til mailkorrespondance via outlook. Microsoft, Ireland, er en del af Microsoft-koncernen, der har hovedsæde i USA. Det kan derfor ikke udelukkes, at der kan ske overførsel til Microsoft i USA.

Vi kan oplyse, at en eventuel overførsel til Microsoft i USA sker i overensstemmelse med EU-Kommissionens afgørelse om, at det såkaldte ”EU-U.S. Data Privacy Framework” sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i forbindelse med overførsel af personoplysninger fra EU til USA, idet Microsoft er certificeret.

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Vi indhenter som udgangspunkt dine personoplysninger fra dig. Derudover kan vi være nødt til at indhente visse oplysninger hos offentlige kilder eller en eventuel tidligere ejendomsadministrator. Oplysninger til brug for kreditvurdering indhenter vi hos Debitor Registret og Collectia. Til brug for udarbejdelse af forbrugsregnskaber, indhenter vi oplysninger om dit forbrug hos relevante forbrugsvirksomheder.

7. Opbevaring af dine personoplysninger

• Ansøgning og venteliste:
  Hvis du har ansøgt om et bestemt lejemål, og du ikke får lejemålet, sletter vi dine personoplysninger 30 dage efter anmodningen om lejemålet er afvist. Ved gennemførelse af udlejning, slettes kontraktfiler og øvrige uploadede filer sendt til Newsec 30 dage efter udlejning er gennemført.
  Hvis du har oprettet en profil på venteliste, opbevarer vi dine personoplysninger, herunder profildata, interesselister og dine gemte søgninger, så længe din brugerprofil er aktiv, og slettes når din profil slettes fra ventelisten.
• Administration af lejemål:
  Vi opbevarer dine personoplysninger så længe lejeforholdet består og i en periode på 6 år + indeværende år, hvori lejeforholdet ophører og du er fraflyttet lejemålet.
  De personoplysninger, som er indeholdt i varslinger, aftaler eller andre dokumenter vedrørende lejemålet, som er relevante for en senere lejefastsættelse m.v. af lejemålet eller den pågældende ejendom, slettes ikke.
  De personoplysninger, som er indeholdt i myndighedsdokumenter samt aftaler, korrespondance o.lign., som vedrører ejendommens generelle forhold, slettes ikke.
  Personoplysninger, der indgår i en lejertilfredshedsundersøgelse, opbevares så længe det er nødvendigt for at gennemgå undersøgelsen og dokumentere grundlaget for resultaterne. Oplysningerne vil dog blive slettet senest 3 år efter tilfredshedsundersøgelsen er afsluttet.
• Lejertilfredshedsundersøgelser:
  Vi opbevarer de personoplysninger om dig, der indgår i tilfredshedsundersøgelsen, så længe det er nødvendigt for at gennemføre undersøgelsen og dokumentere grundlaget for resultaterne heri. Vi sletter dog oplysningerne senest tre (3) år efter tilfredshedsundersøgelsen er afsluttet.
• Cpr.nr.:
  Vi opbevarer dit cpr.nr., så længe dit samtykke er gældende.

8. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Vi anvender ikke automatiske afgørelser, herunder profilering, til brug for vores administration af ejendomme.

9. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

10. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os ved at skrive til persondata@newsec.dk.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

11. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du er dog også altid velkommen til at kontakte Newsec, hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger eller vores besvarelse af den anmodning om at udøve dine rettigheder. Du kan i så fald kontakte Newsec ved at skrive til persondata@newsec.dk.