Digital generalforsamling

Med Corona-epidemi og forsamlingsforbud har det aldrig været mere relevant at kunne afholde den årlige generalforsamling – og andre vigtige møder – digitalt. Og det er mere ukompliceret, end man umiddelbart skulle tro.

digital generelforsamling
23. marts 2021

Som administrator oplever vi i Newsec ofte udfordringer, når der ikke er tilstrækkeligt fremmøde ved en generalforsamling til, at den er beslutningsdygtig. Ude i foreningerne kender I garanteret også situationen. Det medfører en form for irriterende dødvande, hvor der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, og i den forbindelse skal der som bekendt tages højde for indkaldelsesvarsel, og alt i alt bliver det derfor svært at få presserende beslutninger hurtigt igennem.

Fri af tid og sted

“I den nuværende nedlukning og i en lang række andre situationer, er en digital generalforsamling en god løsning – og tilmed en løsning, der kan få flere andelshavere til at involvere sig i beslutningsprocessen. Vi opretter hos Newsec en generalforsamling og indkalder på samme måde, som hvis det var en almindelig generalforsamling med indkaldelse, varsler, dagsorden og datoer. Brugerne får tilsendt et link, så de ved, hvor de kan finde mødet,” Rikke Nielsen, fagchef i Newsecs foreningsafdeling

Ved at gøre generalforsamlingen digital, så foreningens medlemmer blot skal være til stede på en digital platform, bliver det muligt:

  • at deltage i en generalforsamling, selv om man befinder sig et andet sted
  • at få flere beboere til at deltage i generalforsamlinger og møder og stemme
  • at skabe debat på et mere oplyst grundlag
  • at gøre det nemmere at træffe flere, hurtigere og bedre beslutninger.

Stem fra lænestolen
De mange digitale møder under Corona-krisen har opgraderet danskernes digitale færdigheder, så der er sikkert nogen i jeres bestyrelse eller forening, der ved, hvordan man betjener de mest brugervenlige digitale platforme. Det kræver blot, at I har vedtaget, at man gerne må afholde generalforsamlingen digitalt i jeres forening.

“Vi lancerede platformen sidste år, og sidste år var der derfor allerede nogle, som havde fået vedtægtsændringer i deres vedtægter, som gjorde at de har mulighed for at holde digitale generalforsamlinger. Vi havde nogle foreninger, der var rigtig glade for det, fordi de ikke kunne mødes på grund af corona og ikke havde andet på programmet end normalt.” Rikke Nielsen
“På vores platform for den digitale generalforsamling foregår tingene på skrift, og fordi der ikke er fysisk eller virtuel kommunikation mellem parterne er det vigtigt for os, at indholdet af forslag bliver kvalitetssikret, så alle brugere er helt sikre på, hvad forslaget indebærer – den proces hjælper vi forslagsstillerne med.” Rikke Nielsen

Afstemningen kører typisk over to døgn, da man skal være sikre på, at alle får logget på og får stemt på forslagene. Efterfølgende bliver der genereret referat ud fra forslag, kommentarer og stemmer ligesom på en fysisk generalforsamling.

Stem fra lænestolen
Digitale generalforsamlinger er ikke kun praktiske, når corona forhindrer foreningens andelshavere i at mødes, de er også praktiske i forhold til afstemninger, fordi det giver foreningens medlemmer mulighed for at diskutere forslagene længere tid med hinanden og derefter roligt overveje, hvad de vil stemme.

”De digitale generalforsamlinger er ikke egnede til omfattende generalforsamlinger, hvor der skal være en større sag, måske byggeri, en kompliceret vedtægtsændring eller lignende. Der anbefaler vi ikke, at den digitale generalforsamling bliver brugt, fordi man ikke har mulighed for fysiske eller virtuelle kommunikation. Det kan også være svært at køre en debat virtuelt, så der er der behov for at mødes fysisk. Men når en standard-generalforsamling, hvor regnskab, budget og en bestyrelse skal vedtages, er den et godt alternativ.” Rikke Nielsen

Den digitale generalforsamling er også et godt værktøj for foreninger, der får behov for en ekstraordinær generalforsamling til eksempelvis en låneomlægning, endelig vedtagelse af en vedtægtsændring mv.

Tal med jeres administrator om vedtægtsændringen, det kræver at afholde digitale generalforsamlinger, da det er vigtigt, at den bliver foretaget korrekt.

Nyhedsbreve År 2021