Skal vi blive eller flytte? - Overvejelser inden virksomheden flytter

Når en virksomhed først har besluttet at flytte, er der som regel ønske om, at det skal gå hurtigt. Men i dagens marked, hvor vi har lav tomgang og høj efterspørgsel, undervurderer de fleste virksomheder ofte, hvor lang tid processen tager. Her giver vi et indblik i de forskellige trin i en stay-or-go-overvejelse, og hvilke muligheder en virksomhed har for at opnå de optimale vilkår og samtidig spare omkostninger.

Hvis virksomheden går med flyttetanker eller ønsker at forbedre sine nuværende lejeforhold, er det første, der bør undersøges, hvorvidt virksomheden får mest ud af at blive i sit nuværende lejemål ved f.eks. at optimere indretning og genforhandle lejevilkår eller om det bedre kan betale sig at finde et nyt lejemål – på trods af, at det måske er før lejeperiodens udløb.

I den indledende fase, som danner hele beslutningsgrundlaget for, om virksomheden er bedst stillet ved at blive eller flytte, udarbejdes en integreret analyse af omkostninger og muligheder i markedet samt en gennemgang af lejekontrakter og muligheder for optimering af lejevilkår.

I denne analyse er de strategiske briller særligt væsentlige, idet der f.eks. skal tages højde for virksomhedens placering i forhold til nuværende medarbejdere og fremtidige rekrutteringsmuligheder – og her er nærheden til uddannelsesinstitutioner og gode transportmuligheder ofte et signifikant parameter.

Too good to go

1.    Stay <– Genforhandling af lejevilkår

Beslutter virksomheden, ud fra den indledende analyse, at blive boende, starter processen omkring genforhandling af nuværende lejekontrakter med det formål at sikre, at vilkårene er i overensstemmelse med markedsstandarder og praksis.

”I en situation, hvor en virksomhed skal genforhandle kontrakt med udlejer, går vi som lejerrådgiver ind og ikke kun studerer kontrakten, men samtidig afsøger hele markedet i forhold til tilsvarende eller bedre lejemål – og derved styrker vi lejers forhandlingsgrundlag betydeligt”, fortæller direktør og Head of Newsec Corporate Solutions, Morten Jensen og tilføjer:

’’Det betyder selvsagt noget, om der betales en markedskonform leje, men djævlen ligger i detaljen, og vores erfaring viser os, at andre vigtige vilkår i lejekontrakten ikke sjældent undervurderes. Det er f.eks. ikke uvæsentligt, om lejen opreguleres med minimum 1% eller 3% årligt, og i et lavinflationsmiljø, som vi efterhånden har været vidner til i en del år, er det noget, man med rette bør stille skarpt på.’’ 

2.    Stay <– Space management

Med space management har man mulighed for at få gennemgået arealfordeling og planforhold med henblik på at optimere virksomhedens arealanvendelse såvel som modernisering af det nuværende lejemål.

3.    Stay <– Facility management

Det tredje område, hvor der oftest også er forbedringsmuligheder, er inden for facility management, som bl.a. dækker rengøring, catering, reception og sikkerhed.

”Den optimale løsning er muligvis ikke den, som virksomheden først har antaget, og på det punkt tør vi godt udfordre vores kunders forestillinger om, hvad de tror, de har brug for og inspirere dem til at se forskellige løsningsmodeller. Det kan f.eks. være, at virksomheden har en idé om, hvor mange kvadratmeter de har brug for, men ved hjælp af space planning (rumindretning), kan vi vurdere, at lejer, med den optimale og effektive indretning, kan nøjes med to tredjedele af pladsen,” siger Morten Jensen.

Good to go

1.    Go –> Nyt lejemål og kontraktforhandling

Ønsker virksomheden, på baggrund af analysen, at finde et nyt domicil, identificeres behov, og markedet afsøges for at finde den mest egnede ejendom, hvor der kan opnås de bedst mulige kommercielle vilkår og kontraktvilkår.

I søgeprocessen er det afgørende at få defineret og prioriteret sine behov og KPI’er rigtigt. Alt afhængig af typen af virksomhed og brandidentitet, vil de være forskellige. For eksempel er synlighed og nærhed til motor- og hovedveje vigtige parametre for en fast food restaurant, hvorimod antallet af studerende og højere uddannelsesinstitutioner har stor betydning for placeringen af et kontorhotel. Derfor er et grundigt analysearbejde ekstremt vigtigt for at kunne forventningsafstemme og finde frem til det rigtige lejemål.

2.    Go –> Facility management

I det nye lejemål er det en klar fordel at tænke behovet for faciliteter ind fra starten af.

3.    Go -> Fraflytningsforhandlinger

Den sidste vigtige proces omhandler forhandlinger med udlejer i forhold til at fraflytte lejemålet på de bedst mulige vilkår.

”For nylig har vi hjulpet en større virksomhed med at spare flere millioner i forbindelse med en fraflytning af et lejemål, og netop i sådanne sager udgør fraflytningsomkostninger en væsentlig del af virksomhedens samlede udgifter ifm. en flytteproces. Det betyder en verden til forskel, om du skal aflevere dit lejemål i samme stand, som da du overtog det, eller om den del påhviler udlejer, der måske alligevel tilbyder istandsættelse af lejemålet efter den nye lejers ønsker – og hvem vil ikke gerne spare et par millioner uden at gå på kompromis med andre præferencer?” siger Morten Jensen.

Vær sikker på, at du har de rigtige vilkår

Ud over at god rådgivning kan give store besparelser, kan en lejerrådgivers vejledning op til kontraktforhandling med udlejer også give virksomheden en uvurderlig fleksibilitet på den lange bane – og netop fleksibilitet er et must for mange virksomheder i dag, hvor udviklingen går stærkt, og fremtiden er mere uvis. De færreste laver fem- eller ti-års planer længere, og selv tre-års planer er der mange, der tøver med at lave. Derfor kan det rent lokalemæssigt også være svært for virksomheder at vurdere; får vi mon brug for mere eller mindre plads i den nærmeste fremtid? Løsningen her kan meget vel være en specialtilpasset og fleksibel lejekontrakt, hvor virksomheden har mulighed for løbende at skalere arealet op eller opsige dele af lejemålet for på den måde at være mere agil.

Ønsker du at få gennemgået din lejekontrakt med henblik på at sikre dig de mest optimale lejevilkår eller ønsker du en stay-or-go-analyse, er du velkommen til at kontakte:

Morten Jensen på tlf. 33 14 50 70 eller mail morten.jensen@newsec.dk.

Kontakt

Morten Jensen Adm. direktør, seniorpartner, MRICS Registered Valuer, E-MBA, statsaut. revisor +45 51 68 78 88